Prontuário odontológico: o que deve ter e prazo de guarda

Toda clínica e todo consultório odontológico têm de fazer e manter um prontuário para cada paciente. O Código de Ética Odontológica (Resolução CFO-118/2012, art. 17) torna obrigatório elaborar o prontuário de forma legível e atualizada e conservá-lo em arquivo próprio, físico ou digital. Em março de 2026, o CFO publicou o Manual do Prontuário do Paciente em Odontologia, com modelos de ficha clínica, contrato, termo de consentimento e recibos. Ele é a referência mais atual para revisar o modelo que a sua clínica usa.

O prontuário é o conjunto de documentos sobre a saúde do paciente e o atendimento que ele recebeu: ficha, exames, imagens, termos, receitas e o registro de cada sessão. Pelo manual do CFO, cada registro vai em ordem cronológica, com data, hora, nome, assinatura e número do CRO de quem atendeu.

Na clínica (pessoa jurídica), a identificação do prontuário traz os dados da clínica e do responsável técnico. Cada dentista continua assinando o que fez. O CFO considera que o prontuário pertence ao paciente, mas a guarda é do profissional ou da clínica.

Próximo passo: confira se o cabeçalho do seu modelo traz a razão social, o CNPJ e o nome e CRO do responsável técnico.

O manual organiza o prontuário em 12 partes. Use a lista para conferir o modelo da clínica, em papel ou no sistema:

O CFO diz que a clínica não é obrigada a usar o modelo dele e pode adaptar, desde que mantenha esse conteúdo mínimo. Erros se corrigem sem apagar: registra-se a correção com data, explicação e assinatura. Paciente menor de 16 anos não assina; entre 16 e 18 anos, a assinatura dele precisa ser acompanhada pela do responsável legal.

Próximo passo: abra o prontuário de três pacientes recentes e marque quais das 12 partes estão faltando.

Circulam três prazos, e todos estão na própria orientação do CFO:

• 10 anos após o último atendimento: Parecer CFO nº 125/1992, citado no FAQ do manual. Para paciente menor de 18 anos, os 10 anos contam a partir do dia em que ele faz 18.
• 20 anos a partir do último registro: Lei nº 13.787/2018, art. 6º. Vale para papel, digitalizado e prontuário que já nasceu eletrônico (§ 5º).
• Tempo indeterminado: é o que o manual de 2026 chama de "procedimento mais seguro", porque o prontuário pode servir em processo judicial e na identificação humana.

Na prática, a lei é o piso: guarde no mínimo 20 anos. Passado esse prazo, a lei permite eliminar o prontuário com sigilo (§ 3º) ou devolvê-lo ao paciente (§ 2º), com recibo do que foi entregue.

Próximo passo: separe o arquivo por ano do último atendimento. Isso permite saber o que já passou de 20 anos sem abrir pasta por pasta.

Datas ilustrativas, de pacientes fictícios.

O caso do bebê mostra por que não basta aplicar os 20 anos: para criança muito pequena, a regra do CFO vai além da lei. Use sempre a data mais distante entre as duas, ou guarde por tempo indeterminado, como o manual recomenda.

Próximo passo: inclua no sistema, ou na capa da pasta, um campo com a data mínima de guarda calculada assim.

O prontuário pode ser só eletrônico. O que exige cuidado é digitalizar o papel antigo e descartar o original. Pela Lei 13.787/2018, isso só vale se:

1. a digitalização reproduzir todas as informações do original (art. 2º, § 1º);
2. for usado certificado digital ICP-Brasil ou outro padrão legalmente aceito (art. 2º, § 2º);
3. o arquivo digital ficar protegido contra acesso, alteração e destruição não autorizados, num sistema de gerenciamento de documentos (art. 4º);
4. uma comissão de revisão de prontuários analisar o descarte antes (art. 3º). O manual do CFO indica a comissão para empresas de médio ou grande porte.

Cumpridos esses passos, o digitalizado tem o mesmo valor de prova do original (art. 5º). Escanear sem certificado digital serve como cópia de trabalho, mas não substitui o papel.

O prontuário tem dados de saúde, que a LGPD trata como dados sensíveis. O manual pede que o paciente tenha acesso gratuito aos próprios dados e saiba quem mais tem acesso ao prontuário dele. Se a clínica já organizou a LGPD na seleção de equipe, aproveite o mesmo controle de acesso descrito no checklist de LGPD no recrutamento.

Próximo passo: antes de descartar qualquer pasta digitalizada, verifique se o arquivo tem assinatura com certificado digital. Sem ela, mantenha o papel.

Negar acesso ao prontuário ou deixar de dar a cópia pedida é infração ética (Código de Ética Odontológica, art. 18). Pelo FAQ do CFO:

• o próprio paciente pede com documento com foto; um terceiro precisa de procuração com autorização específica e cópia do documento do paciente;
• radiografias e exames originais são devolvidos quando o paciente pede, e a clínica guarda uma cópia;
• a entrega é registrada em recibo assinado pelas duas partes, dizendo o que foi entregue e se é original ou cópia (o manual traz modelo no Anexo 9);
• sobre o tratamento, a clínica não informa nada a terceiros, nem à empresa do paciente que pergunta sobre um atestado. O sigilo só cede nas exceções do Código de Ética, como notificação compulsória e perícia.

Próximo passo: deixe impresso, na recepção, o modelo de recibo de entrega de cópia de prontuário.

Na rotina, quem abre a ficha, colhe assinaturas, arquiva exames e entrega cópias costuma ser a recepção ou a ASB, sob orientação do dentista. Por isso vale escrever essas tarefas na descrição da função e treinar quem entra. Em vistoria, o prontuário é um dos documentos que podem ser pedidos; o roteiro de fiscalização sanitária da clínica odontológica mostra o que mais costuma ser conferido. Para quem está montando a clínica agora, o guia de como abrir a primeira clínica odontológica coloca o prontuário na ordem das outras obrigações.

Se a clínica precisa de uma recepcionista ou ASB que assuma essa rotina, a TalentOdonto ajuda a montar uma vaga com as tarefas descritas, incluindo cadastro de pacientes, organização do prontuário e entrega de documentos. Publique a vaga gratuitamente e receba candidaturas de profissionais da odontologia.