Carnê-leão do dentista: como calcular, pagar e deduzir no livro-caixa

O dentista que atende no próprio consultório como pessoa física, sem CNPJ, e recebe direto dos pacientes precisa pagar o imposto de renda todo mês pelo carnê-leão. O carnê-leão é o recolhimento mensal obrigatório de quem recebe de outra pessoa física sem desconto na fonte. O imposto do mês segue a tabela progressiva, com alíquota de até 27,5%, e a guia (DARF) vence no último dia útil do mês seguinte ao recebimento.

O que mais muda o valor é o livro-caixa: o registro das receitas e das despesas do consultório. Aluguel, contas, material, laboratório de prótese e o salário da equipe com os encargos podem ser descontados da receita antes do cálculo. Num consultório que recebe R$ 20.000 por mês, lançar R$ 6.600 de despesas baixa o imposto de R$ 4.591 para R$ 2.776. Abaixo estão o caminho dos recibos até a guia, a conta do imposto em 2026, a lista do que entra e do que não entra no livro-caixa e um exemplo de consultório com e sem uma auxiliar em saúde bucal (ASB) contratada.

A obrigação vale para o dentista que presta serviço como pessoa física e recebe de pacientes, também pessoas físicas. O que o dentista recebe de uma empresa (uma clínica que paga por RPA, o recibo de pagamento a autônomo, por exemplo) já tem o imposto descontado na fonte e não entra no carnê-leão. Quem atende por meio de uma empresa própria, com CNPJ, também fica fora: paga os impostos da empresa, assunto do guia da clínica odontológica no Simples Nacional.

Desde 1º de janeiro de 2025, o recibo dado ao paciente é feito pelo Receita Saúde, o sistema de recibos eletrônicos da Receita Federal para dentistas, médicos, psicólogos, fisioterapeutas, fonoaudiólogos e terapeutas ocupacionais que atendem como pessoa física (Instrução Normativa RFB nº 2.240/2024). O recibo é emitido pelo aplicativo da Receita ou pelo Carnê-Leão Web, com a conta gov.br nível prata ou ouro e o registro ativo no CRO. Cada recibo emitido já entra como receita do mês no Carnê-Leão Web, o programa on-line da Receita onde se lançam receitas e despesas e se gera a guia. Pelo manual da Receita (versão 2.1, outubro de 2025), deixar de emitir o recibo ou emiti-lo com erro gera multa de R$ 100 por mês ou fração.

O passo a passo do mês fica assim:

1. A cada pagamento de paciente, emita o recibo no Receita Saúde, com o CPF de quem pagou.
2. Ao longo do mês, lance no Carnê-Leão Web as despesas do consultório, com o documento de cada uma (nota fiscal, recibo, holerite, guia de encargos).
3. No começo do mês seguinte, confira o demonstrativo do mês anterior: o programa soma os recibos, desconta as despesas e calcula o imposto.
4. Gere o DARF pelo próprio Carnê-Leão Web e pague até o último dia útil do mês seguinte ao recebimento. Depois desse dia, a guia sai com multa de 0,33% por dia de atraso, até 20%, e juros pela Selic (Lei nº 9.430/1996, art. 61).
5. Na declaração anual, importe os dados do Carnê-Leão Web. O imposto pago no ano entra como antecipação do imposto devido.

Com receitas e despesas lançadas, o imposto do mês sai em três passos. Primeiro, a base de cálculo: o que os pacientes pagaram no mês menos as despesas do livro-caixa, a contribuição do próprio dentista ao INSS como autônomo (contribuinte individual), os dependentes (R$ 189,59 por dependente) e a pensão alimentícia, se houver. Depois, aplica-se a tabela progressiva mensal de 2026:

A conta é: base × alíquota da faixa − parcela a deduzir. Uma base de R$ 10.000, por exemplo, paga R$ 10.000 × 27,5% − R$ 908,73 = R$ 1.841,27. A parcela a deduzir existe para que só a parte da base que passa de cada faixa pague a alíquota daquela faixa.

O terceiro passo é a redução criada pela Lei nº 15.270/2025, que vale desde janeiro de 2026 para os rendimentos tributáveis de incidência mensal: quem tem até R$ 5.000 no mês fica sem imposto, e entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350 o imposto da tabela é reduzido em R$ 978,62 − 0,133145 × rendimento (com R$ 6.000, por exemplo, a redução é de R$ 179,75). Acima de R$ 7.350, não há redução. O Carnê-Leão Web aplica essa redução sozinho; para a maioria dos consultórios, que recebem bem mais que R$ 7.350 por mês, ela não muda nada.

Como a base de cálculo é a receita menos as despesas, cada despesa aceita baixa o imposto. A regra está na Lei nº 8.134/1990 (art. 6º) e no Regulamento do Imposto de Renda (Decreto nº 9.580/2018, arts. 68 e 69), e a Receita detalha a lista na página de deduções do carnê-leão:

A tabela mostra o critério da Receita: entra o que é gasto do dia a dia para atender e receber; não entra o que é investimento (um bem que dura anos) nem gasto pessoal. Três regras completam a lista. As despesas do mês não podem passar da receita do mês; o que sobrar passa para os meses seguintes, até dezembro, e não vai para o ano seguinte. Vale a data do pagamento: o 13º da ASB entra no mês em que foi pago. E cada lançamento precisa de documento guardado enquanto a Receita puder conferir a declaração, em geral 5 anos.

A diferença do livro-caixa aparece quando se faz a conta do mesmo consultório de três jeitos. Os números abaixo são de exemplo, para um dentista que recebe R$ 20.000 por mês de pacientes, sem dependentes e sem contar a contribuição dele ao INSS:

• Despesas do consultório no mês: aluguel e condomínio R$ 2.500, contas R$ 700, material de consumo R$ 1.800, laboratório de prótese R$ 1.200 e contador R$ 400. Total: R$ 6.600.
• Custo de uma ASB contratada, de exemplo: salário de R$ 2.000, FGTS de R$ 160 e INSS patronal de 20% (R$ 400). Total: R$ 2.560 por mês. O dentista que tem empregado como pessoa física é tratado como empresa para o INSS (Lei nº 8.212/1991, art. 15, parágrafo único) e paga também o seguro de acidente de trabalho, que fica fora da conta por ser pequeno e variar.

Lançar as despesas do consultório reduz o imposto em R$ 1.815,00 por mês. E a ASB, que custa R$ 2.560 por mês, faz o imposto cair mais R$ 704,00: na faixa de 27,5%, de cada R$ 100 pagos à equipe, R$ 27,50 voltam como imposto a menos. O custo real da ASB para esse dentista fica perto de R$ 1.856 por mês. O 13º e as férias seguem a mesma lógica quando são pagos. A conta completa de um empregado, com benefícios e provisões, está no cálculo do custo de funcionário da clínica.

Se o consultório já tem agenda para uma auxiliar e a conta mostrou que parte do salário volta como imposto a menos, o próximo passo é a vaga. Na TalentOdonto, o consultório anuncia a vaga de graça: você escreve o essencial e a vaga fica pronta em menos de 2 minutos. As candidaturas chegam de profissionais com o CRO conferido, e você conversa com os candidatos pelo próprio site.

Antes de anunciar, confira o piso da sua cidade no guia da convenção coletiva da clínica. Para ter um empregado como pessoa física, o dentista faz o Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF), que faz o papel do CNPJ para o INSS e para o eSocial, o sistema do governo onde se informam salários e encargos dos empregados; o contador costuma cuidar desse cadastro e da folha.

Com o consultório crescendo, a pergunta seguinte costuma ser se vale abrir uma empresa. No carnê-leão, a parte da base acima de R$ 4.664,68 paga 27,5%; numa clínica com CNPJ no Simples Nacional, o imposto começa em 6% do faturamento quando a folha de pagamento chega a 28% do faturamento, e em 15,5% abaixo disso. A empresa, porém, tem custos que a pessoa física não tem, como contador mensal, alvará e o pró-labore, a remuneração mensal do sócio, com desconto de INSS. O dentista sozinho não pode ser MEI, como explica o texto sobre se dentista pode ser MEI. A comparação certa é feita com o contador, com os números de 12 meses do seu consultório.